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什么是项目启动文件?为什么和如何制作它

通过 2011/01/2021 4月21日,2021年 一个评论
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为什么要费劲地创建项目启动文件呢?你已经收到了客户的签名,完成了你的规划,确保您的资源,现在您想要开始使用项目。您可以简单地开始为团队分配任务并击中地面运行,并提前提前。

但是,虽然它似乎这是一个好主意,但项目启动文件或PID对于开始项目来说至关重要。一个成功的(或不成功)开始于项目可以在早期的情况下确定项目的成功。

在项目中,我有几次发现自己在想:项目偏离轨道的地方在哪里?客户想要什么还不清楚吗?我没有准确地告诉团队什么时候需要做什么吗?我不是什么都有票吗?为什么我们要创建这个,即使它超出了范围?事实是:如果没有记录在案,人们很可能并不知道。

如何制作项目启动文件

什么是项目启动文件(PID)?

项目启动文件定义了该项目在项目期间可以返回的项目范围,管理和总体成功标准。它包含项目的基本信息,例如上下文,范围,团队和协作。它与内部指南和外部利益相关者同样重要

为什么产品启动文件重要?

对于项目的一个坚实的开始是关键,无论项目有多小或大。项目启动文件有助于提前指导团队 - 到一个成功的项目开始,而不会创造过多的额外工作。PID可以是团队可以重新开始的生活文件。它还提供了一个保障uard,如果有资源或新团队成员带到团队的变化,并是斜坡的理想起点。

项目启动文件(PID)是确保项目起步正确的第一个基本步骤。它设定了基调、背景、期望和约束条件。PID具体来源于Prince2方法,但通常都是如此方法让概述项目的工件开始。项目启动文件有时也被称为项目章程或项目概要。

7创建项目启动文件的简单步骤

作为一个数字项目经理在美国,你的工作不仅仅是管理一个项目,而且还要确保团队在需要完成的事情、由谁来完成以及何时完成上达成一致。

为什么同样重要的是,这样团队就会有一种使然感并认同整体的成功标准。背景是王道,需要尽早建立。最终作为一个DPM.,你是那些将专家团队聚集在一起的教练,提供必要的细节,以使团队成功的必要细节是非常重要的。

该项目启动创建指南而不是创建复杂模板,而不是创建复杂的模板,将重点关注项目启动文件的最重要部分,重点数字项目管理伟德平台w88。它将帮助您在轨道上获取您的团队和客户,而不会创建大规模的PID文档。

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1.提供上下文

由于您一直在与客户合作以确定项目的范围,因此您可以提供项目的一些业务驱动因素的背景信息。(如果没有,询问您的客户经理)。

  • 客户为什么要追求这个项目?
  • 有什么问题要解决?
  • 项目是什么?
  • 有纯粹的技术驱动因素还是植根于整体组织战略?
  • 业务目标是什么?
  • 成功如何定义?
  • 是否定义了度量最终成功的指标?

概述战略愿景,目标和目标,理想情况下包括高级任务声明。这将有助于将团队与方法保持一致,并在解决过程中保持这些目标。由于团队记住这种背景,它还将有助于定义额外的工作和潜在的项目增强功能。(如果我们能做的话,那不是很棒吗??)

2.定义项目参数

作为PM,您可能习惯于团队中的专家。挑战是让所有这些聪明的人一起工作来交付您的项目,因此在项目启动文档中向团队概述计划与概述范围一样重要。

确保对整个项目的约束和信息透明,如:

  • 是什么预算对于这个项目吗?
  • 预算如何崩溃?
  • 时间轴是怎样的?
  • 你如何设想与客户的合作?
  • 该团队将努力的第一个目标是什么?

最终,团队一起赢得了。如果每个团队成员都自己的事情,那么它非常不太可能有一个成功的项目。因此,建立专家团队而不是一个人团队将很长的路,并提前建立团队感受。

3.定义的细节

在项目启动文件中接下来 - 定义项目细节。您的团队需要了解究竟需要为此项目完成并提供成功。

  • 什么是范围内和范围外?
  • 是否有一些初步计划需求已经定义的?
  • 团队不跨越的项目界限是什么?

本节的一个关键部分是所需的可交付成果。由于这些通常在合同中初期定义,因此该团队需要了解期望是什么。这包括潜在的假设和约束,例如要考虑的修订次数。

4.定义项目分解结构和资源分配计划

为了确保该团队清楚地创建可交付成果,必须将工作分解为较小的块并创建包含分配的项目细分。它展示了可交付成果如何聚集在一起,谁将与谁合作。

高级项目分解示例:

项目启动文件 - 项目崩溃结构
在我的个人经历中,通过整体粗略的规划和资源来运营团队的价值很大击穿结构这样团队成员就可以参与进来并帮助你优化。通过让团队执行实际的计划,依赖关系将变得清晰,团队也将成为计划的一部分。它还有助于整个项目的理解和责任。的se breakdowns can vary in detail and can map out the various activities in each phase. They can also be connected to specific dates and tie into resource planning.

5.定义谁是谁

项目启动文件的一个重要方面是内部和外部的整体项目团队结构。谁在团队上工作?谁可以在他们去客户之前批准事情。在签署之前需要咨询客户端的谁?建立这一点,有助于避免误解,并让您了解复杂的签名将是多么复杂。

在项目中表明这些依赖关系的一个好方法是RACI图。它概述了谁/需要:

  • R开发 - 谁完成了工作?
  • 一个CcOUNTABLE - 谁是决策者?
  • Conconsult -在进行之前需要询问谁?
  • nformed - 需要保存在循环中的谁?

启动RACI的最佳方法是将项目可交付成果或左侧的活动映射出来,以及右侧的角色 - 用于内部和外部团队成员,然后分配RACI状态。确保只有一个人责任可交付。如果您想了解有关创建RACI图表的更多信息,阅读这篇精彩的文章和检查这个视频对RACI最佳实践有一个很好的概述。

raci matrix例子

一个RACI矩阵的例子

定义这是为项目沟通和整体治理设定期望的重要方法。它降低了听到句子的风险,如“我的盘子上是在你的盘子上”或“我应该在向客户审查之前审查”。

内部团队

确保概述团队结构,确保每个人都知道谁是项目的一部分。这包括项目经理、客户经理、其他团队成员,也包括高级领导,以防他们必须签署可交付成果。

外部团队

我们要求客户需要的大问题是:

  • 谁真正知道我们应该做什么,为什么?
  • 谁负责签署摘要
  • 谁实际上是负责任或负责签署资产的责任?
  • 是否有需要咨询的指导委员会?
  • 如果我们不让他们参与进来,他们会不高兴的(记住,我们的客户可能有他们自己的内部政治),所以我们不能指望他们这样做。

raci是一种很好的方法,特别是当你是新的时候,可以在一个机构在机构工作以及随着内部流程时加快速度来处理如何处理。它可以伴随着一个沟通计划更详细地概述了事物。

6.确定您的风险,假设,问题和依赖项

最后但并非最不重要的是,确保包括已知风险的概述和约束进入PID。由于不同的原因,项目可能是复杂的,思考它始终有助于,并预测一些项目风险和问题并提出缓解策略。

一些例子:

  • 时间线太短或太长
  • 预算限制
  • 技术未知
  • 复杂的利益相关者景观
  • 单点故障

7.分享你的项目启动文件

它完成了,您已创建了一个全面的项目启动文件,该文件将您的团队设置成功。请务必与整个团队和以后加入的新团队成员分享。这也很棒,以后,以确保团队不会失去轨道。让客户端签名,并将像假设和RACI这样的东西正式化。当新的利益相关者参与时或者当批准过程结果比预期更复杂时,它会派上这份文件。

项目启动文件模板
项目启动文件模板


这里有一个简单的项目启动文档模板,供您下载并适应您的项目。点击这里学习如何获得模板!

你觉得呢?

你在项目启动文件方面有什么经验?你是否包含其他有价值的部分?是否存在不需要PID的情况,或者你是否有过PID保存项目的经验?请在评论中告诉我们。

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领先的FCV项目经理和商业分析师团队,Maik确保所有举措按时和预算交付,强烈关注质量和客户满意度。他在项目管理中的多样化背景使他能够获得有价值的见解,伟德平台w88在包括网站,移动应用程序,医疗保健,视频游戏平台和软件解决方案的各种数字平台上提供项目。凭借国际经验,Maik以前领导了大众全球客户的完整项目生命周期,如大众,索尼,微软和任天堂。他以卓越的奉献而闻名;始终如一地提供声音方向并使我们的内部团队保持超过客户期望。在FCV,Maik监督了BC Pension Corporation,Sound Transit,BC评估,Fraser Health等客户的数字转型项目,弗雷泽卫生和BC(工商银行)的保险公司。

一个评论

  • 头像 哈利勒·易卜拉欣硬铝 说:

    吗?有学习和保存关于PID和更多的文件,对我的项目至关重要和有价值的信息

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