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风险管理
如何创建一个风险管理计划+模板和例子

虽然我们永远无法以任何形式确定地预测未来,但拥有一个清晰而详细的风险管理计划可以让你看到所有决策的潜在结果,然后评估存在的各种风险的影响,在不确定的时期为你的决策提供支持。

风险管理计划通常被项目经理视为一个检查框,而不是你的战略的一部分规划努力(如果他们做了!)。我看过项目失败因为风险管理计划没有被认真对待,或者根本就没有风险管理计划风险管理策略在项目中实施。

什么是风险管理计划?

简单地说,风险管理计划是描述项目团队如何监控和响应可能影响项目的意外或不确定事件的文件。

你可能会看到“风险管理计划”这个术语被缩写为“RMP”,但它几乎没有这个首字母缩写词的专有权利:RMP也可以指PMI的风险管理专业认证或资源管理计划,所以要小心!

一些组织喜欢使用庞大而复杂的方法进行风险管理,但其核心风险管理不需要太复杂。您需要分析您的组织/项目中存在的风险,然后对风险响应和负责人进行分类。

风险管理计划包括什么?

风险管理计划的保真度取决于项目的性质以及相关组织使用的标准操作程序。

一般来说,风险管理计划寻求回答:

  • 这个项目是什么?为什么它很重要?
  • 为什么风险管理对项目的成功很重要?
  • 在整个项目中,团队将如何识别、记录、评估和监控风险?
  • 我们将管理哪些类别的风险?
  • 将使用什么方法来评估风险严重程度?
  • 对承担风险的人有什么期望?
  • 多大的风险才算风险太大?
  • 风险是什么,我们将如何应对?

棘手的是,取决于项目在美国,这份文件可能长达数百页,也可能不到十几页。

我们做了一个关于风险管理的研讨会,dpm成员可以访问在这里

那么如何决定提供多少细节呢?这里有两个说明性的例子(但它们绝不是唯一的方法!)。

风险管理计划实例

简单示例:轻量级RAID日志

在最简单的形式下,风险管理计划可以是几页纸,描述如下:

  • 如何评估风险,何时评估风险
  • 风险所有者的角色和责任
  • 项目风险应该在什么时候触发升级
基本风险管理计划的说明

这就是风险管理计划的基本示例。

而不是正式的风险登记轻量级风险管理方法旨在计算风险的严重性,可能只是在你的每周中维护一个列表状态报告

这个列表(也称为aRAID的日志)通常会跟踪风险、假设、问题和依赖关系,供团队和你的发起人审查和讨论。

图形的RAID日志与示例填写

下面是一个RAID日志示例,展示了如何使用它来跟踪风险、假设、问题和依赖关系。

什么时候使用这种方法对于一个小型的非技术项目是有用的,这个项目是由一个3-4人的团队在一个没有标准的风险管理方法的组织中执行的。

相关:什么是RAID日志?专家模板+简单的例子

一个更复杂的例子:重型风险矩阵

当一个组织已经拥有风险管理文化时,可能会有一个需要高度细节的模板可以遵循。这些细节可能包括将用于进行定性和定量风险分析结合的方法的完整描述以及影响矩阵。

影响矩阵,也称为风险评估矩阵,在计算风险严重程度时显示风险因素之间的关系(例如,高概率和高影响的风险是最严重的)。

风险矩阵图表

这是一个影响矩阵的例子,也称为风险评估矩阵。它在计算风险严重程度时显示了风险因素之间的关系。

通常,风险登记模板将被设计为优先级,并为每个风险提供数字严重性评分,就像我下面提供的模板中所做的那样。

  • 此外,您可能需要创建一个风险分解结构,将更高级别的风险类别分解为更小、更具体的风险子类别。
风险分解结构图

这里有一个风险分解结构的例子。更高级别的风险类别被分解成一些常见的更小、更具体的风险子类别。

什么时候使用:制定详细的RMP并不是为了复杂而复杂——您和您的团队将乐于在大型企业项目中拥有这种程度的细节,因为该项目涉及更大的团队、多个涉众以及可能对业务产生重大影响的高风险。

在你的项目中有一些很好的管理风险的方法。Excel模板仍然受到许多组织的青睐,但也有一些在线提供商也可以支持风险管理规划。两个例子风险管理软件Wrike而且Monday.com.这些工具将整个风险管理过程与更广泛的项目管理计划集成在一起。伟德平台w88

最重要的事情不一定是文件本身,而是你与你的团队和项目发起人关于规避风险和让你的项目获得最大成功可能性的讨论。

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项目管理过程中的风险管理伟德平台w88

何时在项目中创建风险管理计划?

在排序方面,您应该创建您的风险管理计划:

  1. 在开始定义项目管理计划之后伟德平台w88
  2. 在项目开始之前,以便每个人都能对流程和期望达成一致。

计划应该得到项目发起人的批准,因为他们对项目负责。

风险评估——识别和评估风险本身——应该由您的团队成员和项目涉众完成。

理想情况下,您可以在风险识别研讨会上一起完成这些工作,我在下面描述了这一点。在整个过程中,应持续识别、评估和监测潜在风险项目生命周期

现实生活中的风险管理

诚然,“风险”这个词本身就有点宽泛。在项目截止日期前没有足够的资源是一种风险。飓风季节有风险。时空连续体的破坏是一种风险。

那么,应该考虑哪些类型的风险——哪些风险具有足够大的潜在影响,需要注意,甚至需要制定应急计划?

我的回答:

如果它与人员、流程、资源或技术有关,并且有任何威胁项目成功的可能性,那么应该记录它。

现在,您可能不需要对风险记录中的每个风险进行完整的分析,但是您确实需要在整个项目中重新审视风险并监控它们。如果有人开始在你办公室附近测试时间机器,你极不可能面临的时空连续风险就会升级。

这些都重要吗?

是的。为了证明这一点,这里有一个简单的风险管理例子,我看到它拯救了一个项目:

一位同事在做一个服务设计项目,需要亲自研究(这是在COVID-19之前)RACI图她已经明确地与客户沟通,客户有责任为这项研究预订空间。她和她的团队一起记录了一个风险,即客户可能无法获得一个空间。

在调查开始的两天前,客户告诉她,他们无法确保空间。幸运的是,她针对这一特定风险的风险缓解策略是在办公室预订一个备用空间,这是她几周前做的。

原本可以让项目停滞数周的东西,变成了一封电子邮件,上面写着“一切都好,我们将使用我们的空间。”

说明风险管理计划重要性的漫画

这就是有一个好的风险管理计划的感觉。

这是另一个风险事件的例子:

一家机构同意为一个高技术项目制定一个激进的时间表。在项目启动时,团队提出了一些担忧,但领导层仍然希望继续进行。项目经理和技术架构师在项目开始之前记录时间轴风险,他们的风险响应策略是使用蒙特卡罗模拟重新评估项目时间轴。

在计算了关键路径上每个项目活动的悲观、乐观和可能持续时间之后,他们从数学上确定了项目有3%的机会达到最后期限。

项目经理向客户提出了这个问题,客户同意在开始之前重新确定项目的范围和基线。这对他们来说实在是太冒险了。

漫画显示为什么蒙特卡洛模拟的问题

您可以使用蒙特卡罗模拟和其他风险分析工具来改变一个有风险的项目的进程,以免它获得过多的动力。

步骤:如何制定风险管理计划

好的,那么如何制定项目风险管理计划可能会根据您正在着手的项目类型而有所不同,但一般来说,步骤如下:

1.整理好你的证明文件

  • 项目章程:除其他事项外,本文件确立了项目目标他是项目发起人,而你是项目经理。坦率地说,它给了你创建一个项目管理计划的权利,然后在其中创建一个风险管理计划。伟德平台w88如果你的组织不使用正式的项目章程,你至少应该在电子邮件或不太正式的简报中记录这一点。
  • 伟德平台w88项目管理计划:不要与…混淆项目计划,本文档在高层次上概述了项目将如何管理、监控和控制——什么方法将使用什么,如何报告进度,如果项目超出其控制范围,升级链是什么,等等。你的风险管理计划应该作为项目管理计划的子组成部分。伟德平台w88
  • 涉众的注册:在考虑风险之前,对项目涉众有一个坚实的概念总是好的。原因是这些涉众中的每一个都将在人员、流程和技术方面呈现不同的风险集。他们甚至可以被邀请在整个项目中识别风险,有时也可以成为风险所有者!

2.构建上下文框架

  • 项目描述和目标项目章程并框架项目的商业价值和项目不成功的负面影响。
  • 描述文件的意图,并将项目管理计划作为首要文件。伟德平台w88
  • 使用此上下文来推动与您的团队和项目发起人关于风险管理的对话。

3.与您的团队一起决定如何识别和评估风险

  • 不同的方法适用于不同类型的项目。
  • 您选择的方法还需要是团队在整个项目中所采用的可持续方法。
  • 这里的关键是进行正确的讨论,并收集意见,以便尽早与您的团队和利益相关者达成共识。
  • 通过讨论就风险类别、风险响应类型和计算风险严重性的方法达成一致。

4.开始识别风险(并继续迭代!)

  • 好了,现在有趣的事情开始了:考虑在项目过程中可能会出错的所有事情!
  • 一个很好的方法是使用风险研讨会——一个涉及您的团队、关键利益相关者、项目发起人和中小企业的小组会议,以识别、评估和计划对风险的响应。
  • 在下面的示例中,我使用了一个示例项目的简单概述。在研讨会期间,我们将讨论E-R栏中的所有内容,并确保我们在每个方框中都有明确的、SMART的结果。在研讨会期间,我喜欢在我的桌子上保留一份风险登记簿,以确保每一栏都被讨论并填写在便利贴上。研讨会结束后,您将详细列出所有项目以完整地完成文件。
风险管理登记册截图

C选项卡风险登记簿是整个文件的核心信息吗

  • 作为一名项目经理,我试图在风险研讨会上扮演一个促进者的角色,能够支持与会者思考存在的风险,但也能看到他们可能没有考虑到的风险。它可能看起来像这样:
项目风险示例列表

下面是一些项目团队或客户可能没有考虑到的风险示例。

  • 在下面的示例中,我使用了一个示例项目的简单概述。在研讨会期间,我们将讨论E-R栏中的所有内容,并确保我们在每个方框中都有明确的、SMART的结果。
  • 在研讨会期间,我喜欢在我的桌子上保留一份风险登记簿,以确保每一栏都被讨论并填写在便利贴上。研讨会结束后,您将详细列出所有项目以完整地完成文件。
  • 研讨会的一个重要结果是确保我们不仅有一个可用的风险列表,而且所有涉众都对风险是什么、风险响应是什么以及这可能对项目产生的影响保持一致。花时间与利益相关者在一起是至关重要的,这样你就可以从他们那里获得支持,从而拥有一个成功的项目。

5.指派风险负责人

  • 当您识别风险时,您应该与团队一起分配所有者。仅仅因为你是项目经理并不意味着你拥有所有的风险响应!
  • 话虽如此,问责制和风险应对可能是风险管理中最难完成的领域,因为你依赖于人们对他们的任务承担责任。
  • 确保所有风险负责人都清楚自己的职责,并已阅读RMP。

6.填充风险登记册

  • 一旦你完成了研讨会,我建议你把所有的论文/成果都拍下来,这样你就有了一个可视化的记录,而不仅仅是便利贴。
来自风险管理会议的白板上的便利贴照片

如果你已经填写了便利贴来帮助填写风险登记表,请给它们拍张照片,以备将来参考。

  • 这似乎合乎逻辑,但填写风险管理模板可能比最初想象的要复杂得多。我建议将每个行项目视为单独的项目,并查看关键区域:描述、风险响应类别、风险响应和风险所有者,然后再查看风险之间可能存在的更广泛的相关性。
风险登记样本,填写风险和关键风险信息

确保记录每个风险和风险的关键细节。

  • 一旦你把它分解了,你就可以进入每一项,并使其完全具有描述性和SMART(具体的,可衡量的,准确的,现实的,具体的时间)。这也允许您发现任何已识别的风险中可能存在的任何“弱点”并纠正它。
  • 在此过程中需要记住的重要一点是,确保风险响应反映了风险的严重性和重要性。

7.公布风险登记册

  • 我在48小时内将更新后的风险登记簿发送给每个人,让每个人都有时间阅读和处理输出。
  • 这也可以在更广泛的项目讨论中使用,以解释或定义项目或需要完成的具体行动的时间表。及时是很重要的,这样输出就可以用于其他项目工件。

8.在整个项目中持续监控和评估风险

  • 项目总是会出现新的风险。事实上,减轻一种风险可能会产生另一种风险或留下“剩余风险”。
  • 如果在您的项目限制条件下可行,尝试在整个项目期间定期举办风险研讨会,或将风险登记册审查纳入其他经常性计划活动中。
  • 没有什么比你突然转向避免一种风险,却盲目地陷入另一种更大的风险更令人沮丧的了。

9.以可重用和可访问的格式存档RMP

  • 项目结束后,存档RMP以备将来参考是个好主意。有很多原因(事实上,在您的组织中它可能是强制性的),但对我来说这是主要的原因:虽然不是每个RMP都适合每个项目,但一些风险和响应策略仍然是适用的。利用过去的项目风险为你的下一个项目打下基础。

风险登记册模板

网上有很多风险登记模板,我建议你找一个适合你需要的,而不是一个包含所有可能的情况的模板。

风险管理计划模板可在DPM会员伟德欧洲杯外围投注指定官网,我已经尝试让整个风险记录尽可能简单,以确保您能够为您的项目输入相关信息。

风险管理计划示例

选项卡一个为封面。这纯粹是出于管理目的,使您能够跟踪项目、所有者和版本控制。

风险管理计划概述示例

B选项卡为填写风险登记表提供了一些建议

填写风险详细信息的风险登记册示例

C选项卡风险登记簿是整个文件的核心信息吗

风险管理会议记录的例子

选项卡维都是开放性问题。我喜欢在研讨会期间使用这个选项卡输入需要澄清的开放问题/领域。

E选项卡纯粹是行政上的。

你怎么看?

无论你是新手项目经理还是经验丰富的专业人士,拥有一个良好的风险管理计划对你的项目成功至关重要,回顾风险管理的基础知识也很重要。成功的风险管理计划的关键是适应性。您需要确保在您运行的每个项目中,您可以根据您所从事的项目和行业调整风险管理计划。

如果你有一个很棒的故事,关于你在项目中成功地降低了风险,或者一个不同的管理风险的方法,请在下面的评论中分享!

通过艾米丽Luijbregts

我在项目管理领域工作了10多年。伟德平台w88在这段时间里,我在各种项目管理方法中工作过,并担任过战略项目经理、协调员和Scrum M伟德平台w88aster。我也是一个狂热的教练和培训师,我希望通过培训、知识分享和团队建设来确保下一代项目经理和项目专业人员的发展。在这方面,我一直期待着吸取教训,以及作为项目经理和同事,我们可以做得更好。

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1评论

  • 干得漂亮,艾米!我正在考虑使用项目风险管理为我的论文陈述..

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