如何避免糟糕的会议耽误好项目(与Hive的John Furneaux合作)

盖伦低:谢谢收看，我叫盖伦低数字项目经理。我们是一个由数字专业人士组成的社区，我们的使命是帮助彼此获得技能，获得信心并建立联系，以便我们能够更好地交付项目。如果你想了解更多，请访问www.ip6-inositol.com。

嘿每个人。感谢大家收听DPM播客。今天的嘉宾是联合创始人兼首席执行官蜂巢．一家以合作为导向的公司，开发了一种基于人工智能的项目管理工具，被优步、星巴克、WeWork、IBM等品牌使用。伟德平台w88他拥有剑桥大学数学和法律硕士学位。他会开飞机。他虔诚地骑着自行车穿过东村，他自学编程，这样他就可以

约翰福尔诺:忙于打捞收拾悉尼湾号他将制造他的产品。有人说他是一个意志坚定的人，也有人说他是一个颠覆性的人，但更重要的是，他自称是一个团队狂人，对协作文化和有效的会议管理充满热情。

今天，我们要谈谈他最近在《数字项目经理》上发表的一篇文章，糟糕的会议如何扼杀一个好项目然后深入探讨如何让会议不那么浪费时间，更多地成为我们项目的合作推进引擎。

大家欢迎约翰·弗诺先生。嗨,约翰。

约翰福尔诺:忙于打捞收拾悉尼湾号嘿，你好吗，盖伦?还有，非常感谢你的夸奖。

盖伦低:我在做这个播客之前对你做了研究，给我留下了深刻的印象。我印象非常深刻。我真的很期待这次谈话。我想也许我们可以先稍微了解一下你。

嗯，有一件事真的引起了我的注意，那就是你的道路把你从数学和法律带到了某个地方，改变了方向，自学代码，创办了一家软件公司，似乎在那里有一个急转弯。我想知道是什么激励你把帮助人们更好地合作和交付项目作为你的使命，而不是，你知道，更传统的数学或法律道路?

约翰福尔诺:忙于打捞收拾悉尼湾号是的，当然。我觉得，嗯，是的，你说得很对。我想这是因为，我痴迷于人类心理学，更确切地说，人类是如何合作的。我认为这是年龄年龄，老问题，嗯，那种永远不会解决的问题。我们只能做得越来越好。对我个人来说，这让我发现法律非常有趣因为法律帮助我们解决人与人之间的纠纷，对吧?总是有，总是有两个不太有趣的团队，然后是咨询，我很快意识到我痴迷于，嗯，工具如何帮助一个团队在最基本的基础上完成更多的工作。如果你想想你在夏令营或其他地方做的那些游戏，你知道，当你试图用纸和棍子搭一座桥时，我一直觉得那很有趣，然后到现在帮助有十万人的组织，你知道，用棍子搭那座纸桥，更好地跨越大型组织。

盖伦低:我喜欢这样。是的。纸、桥和棍子，但我喜欢这些东西，是的，我们永远无法解决问题，我们总是能做得更好，我认为这就是人类的力量，能够合作，完成一些我们自己无法完成的事情。

所以我认为这是一个，这是一个伟大的使命，我现在看到了捆绑，我看到了捆绑。嗯，我是说，说到人类合作，嗯，你知道，我们正处于大流行之中，世界的状态也许现在有点次优，但我只是想知道，在你的生活中，有没有什么个人或专业的事情，让事情变得更美好，有点一线希望?

约翰福尔诺:忙于打捞收拾悉尼湾号这是书呆子主题的延续。我是看过《金牌奎恩》的人之一，我对国际象棋很感兴趣。我小时候就没打过了。我不得不说，这真是太棒了。我认为它能让我放松，让我远离日常生活，我在自己的旅行中发现了一些非常有趣的事情。我认为保持自己心灵的健康是很好的，因为从事不同的爱好或挑战可以鼓励你的大脑以不同的方式思考。所以当我坐飞机的时候，你知道，这让你有一种非常非常危险的安全意识，所有这些都是好的。对我来说，我最近在教自己的是国际象棋如何教会我们领先一步，你知道，尤其是在一个环境中，你知道，温和的对抗，对吧?你是在和别人竞争，所以想想我在棋盘上做的那些可怕的搅拌器是如何帮助我在现实生活中避免同样的东西的，这真的很有趣。在过去的几个月里，这给我带来了极大的快乐。

盖伦低:对我们的听众来说，这是项目经理的两大爱好。所以从风险管理的角度来说开飞机，从展望未来的角度来说下国际象棋，这是一种温和的对抗关系。你的对手是人类还是人工智能，还是两者都有?

约翰福尔诺:忙于打捞收拾悉尼湾号人类的对手，因为，就像之前一样，所以我觉得人民这一边很有趣，对吧?我没想，我没想成为世界上最伟大的棋手。我也发现这很有趣，通常和人们竞争看看人们擅长发现什么，我们思维方式的漏洞在哪里，策略如何在弱玩家和强玩家之间更好地发挥作用。超级，超级有趣。

盖伦低:我喜欢这样。太酷了。非常酷。好的。我可能会跟你聊一整天国际象棋，因为我觉得它很迷人，尽管我自己并不是一个伟大的棋手。也许我们可以谈谈你创立的这家公司。这个组织，嗯，也许可以告诉我们一些关于Hive和你创造的产品。Hive到底是什么?

约翰福尔诺:忙于打捞收拾悉尼湾号是的，当然。为了让人们更容易，直接进入正确的区域，想想项目管理，对吧?伟德平台w88想想看，嗯，这是一场灾难，已经有一段时间了。这就是我们的家庭，对吧?所以我认为，要知道你的同事在做什么，你需要做什么，你的项目计划的总体情况如何，每天都是一样的。

我们，我们相信我们是新一代的一部分，今天有两三个可用的平台，过去是一个建筑经理巨大的项目计划，因为他们正在建造一艘油轮，他们需要那些东西，但我们这些凡人不需要。我们相信，世界已经发生了变化，工具可以每天为您提供帮助。

不仅仅是因为你正在做一个可能被认为是复杂的项目。嗯，如果你想一些你的听众非常熟悉的技术，你知道，PMO技术或敏捷，诸如此类的东西。我们每天都能看到这种爆炸式增长。一个非常具体的例子是，现在许多营销团队花了很长时间才复制相同的敏捷方法，对吧?我有一个，如果你仔细想想，这是一门学科。很合身。我总是有很多事要做。我总是有一大堆想法。为我们未来12个月的营销策略制定计划是否更明智?还是说，我们周围的世界变化得如此之快? There were better off saying here’s the best option right now and we’re going to take a look fresh again, and I’ll backlog in four weeks time and pick our favorite. Rinse and repeat and before you know it, you’re, you’re very close to attack Agile approach.

盖伦低:我喜欢这样。我谈过很多营销团队,现在弄清楚敏捷,但这正是,就像你说的,熬夜,呃,熬夜对市场做什么,迭代速度对这些想法和待办事项列表,但不得不优先考虑它,这样你不仅想做所有的想法,每年执行的长期计划或者一个三年计划,你知道的,。

约翰福尔诺:忙于打捞收拾悉尼湾号我的意思是，我们现在是最好的时机来观察2020年的三年营销计划，正确的方法是什么。你明白我的意思吗?而那些能够向他们提出要求的组织，你们在我们身边也看到过，对吧?我们看到一些品牌发展很快，对吧?调整市场定位，寻找市场机会。为什么?因为在他们的DNA中有这样的文化，他们可以每次都看起来新鲜，而不是被困在三年的承诺中。

盖伦低:绝对的。是的，不仅仅是敏捷，而是像敏捷一样，是新的。我喜欢这样。我的意思是，也许我们可以谈谈Hive如何帮助你的客户交付这些项目，如何灵活地帮助他们组织他们的想法和合作?

约翰福尔诺:忙于打捞收拾悉尼湾号是的，百分之百。所以，尤其是在这个不断变化的世界，对吧?世界已经变得，嗯，异步或同步，但对许多组织来说肯定是遥远的。我总是说Hive或像Hive这样的平台。我们不希望成为站在舞台中央的人。我们渴望成为穿着黑色服装的男男女女，确保舞台上的一切都准备好了，这样演员才能大放异彩，对吗?如果我们工作得当，那天就不会有人注意到蜂巢了你懂我的意思吧。我们的工作是在正确的时间给你正确的信息，这样你就可以专注于你关心的事情，你擅长的事情。让我说得更具体一点。如果你问很多设计师和更大的机构，他们会说，天哪，我花了这么多时间来来回回地审批，或者来来回回地写简报，或者来回回地写，我需要记录我的时间。 I need to go to a status update meeting where I sit there. I don’t actually say much, but I’ve just lost 45 minutes that could have been, you know, extended, deep thinking time. Hive aspires to do all the things for the team that don’t require the core talents of a team. Hive will never draw you a beautiful graphic. That’s your job. The Hive can make sure that it seamlessly gets to your client, that the approval of that is super easy, that you never need to tell your manager that you did it because I’ve got that covered for you. Hive can do all those pieces, so that if we do our jobs properly, you spend as much of your day as possible doing what you love and doing what you’re super talented at.

盖伦低:我喜欢舞台工作人员穿着黑色的衣服，有点透明，以确保所有的，你知道，所有的戏剧可以说是按计划进行的，但实际上是完全隐形的，我读到产品，我就像，哦，基于人工智能的项目管理软件。伟德平台w88它会帮我管理项目吗?不是字面意义上的，但它会增强我工作的能力，让我专注于，你知道，就像你说的，人的一面，风险管理的一面以及那些我们不一定能自动化的事情，但是，你知道，这样我们就不用花时间了。是的。

报告说，听着，我的任务完成了或者收到所有这些报告说，好吧，我的任务完成了。只是腾出人们的时间让他们专注于自己最擅长的事情。我真的很喜欢。这很酷，然后，我的意思是，就像你提到的，世界和2020年之前是不同的地方，任何有计划的人都把他们的计划颠倒了，我相信Hive也在一定程度上把它的计划颠倒了。嗯，作为一个组织，你们现在面临的挑战是什么?

约翰福尔诺:忙于打捞收拾悉尼湾号我认为，关键的问题是文化，对吧?当然是文化。所以我们从一个组织，呃，在世界贸易中心，呃，亚伦，呃，纽约，呃，突然间，我的意思是，我记得很清楚，就像很多人一样。我还记得那天我们接到电话，搬到家里工作。我记得那天下午离开的时候我们都说，你知道这有多疯狂吗?我们会在周一见，或者，你知道，第一件事就是，我们会离开办公室三天还是怎样?我们都不知道那实际上是我们在办公室一起度过的最后一天。所以我们搬到远程办公。我认为文化问题是，人类天生是社会性动物。在一个你们不会整天待在一起的世界里，你们如何保持友谊和职业信任，以及彼此的自豪感?

现在我不得不说，我确实认为这是一个错误的论点，相信任何人都需要坐在电脑前，和另一个人在电脑前在同一个空间待上8个小时，才能实现这一点，对吧?如果有什么，你知道，可能是在一起的时间太多了，你懂我的意思吗?我认为我们在寻找的是，任何有组织感的人都在寻找的是中间地带。在一个我们不在一起，周一早上9点15分，坐在饮水机旁的世界里，我们如何维持职业友谊和交流的纽带。

盖伦低:当然，有没有什么方法真的有效或者一直对你们的团队有效?

约翰福尔诺:忙于打捞收拾悉尼湾号我们第一天要去打保龄球，很刺激的。所以，那是，那是，那是旧时代东西的回归。我们有一些对我们很重要的仪式。这是两个对我们的文化很重要的仪式的例子。第一个，一个叫David Politis的人教我。他开了一家很棒的公司叫BetterCloud嗯，那是，呃，他们，他们叫它用户手册。所以当有人加入我们的组织时，会有一组10到11个问题。如果有人好奇，他们可以在我的LinkedIn上看到，我在LinkedIn上发布了10到11个问题，嗯，这很有趣。它把你当成一台机器，如果，作为一台机器，我们如何最成功地运作你? So the questions are things like, when you receive feedback, how would you prefer to do that?

如果有人要求你做某事，你喜欢被要求的方式是什么?你喜欢多一点噪音还是少一点噪音之类的东西，这对衡量如何从别人那里得到最好的东西非常有帮助，如何避免踩到别人的脚趾，因为还有一些问题，比如你在以前的工作环境中有什么让你感到沮丧，这是非常非常有帮助的。这让我们对每个人的构成都很敏感每个人的构成都略有不同。第二个是我们个人在Hive做的，我们在周五有一个叫做Happy Hive的活动。而整个公司通过Zoom和超简单、超快速的形式加入。我们只是，规则是，你必须说，你要选一个人。你必须选择一个人，并说出他们在这一周内为你做的一件有帮助的事情。

所以如果你想一下这种表现是什么，这意味着，你知道，人们在周五花20分钟来听别人完成的一系列事情。那个人不是在吹嘘自己，而是在吹嘘别人。所以在一起的感觉很好。如果你想想另一个，我认为非常聪明的原因，嗯，形式是这也是我们公司的周日会议，对吧?因为如果你想一下，如果有人阅读，如果有人列出别人为他们做的事情，根据定义，这周最有趣和最有影响力的事情将会被分享。所以这有点像三合一，你知道。

盖伦低:太酷了。我喜欢这样。这很酷，我的意思是，回到那种用户手册的事情，有一件事，嗯，你知道，作为组织，我们有时很内疚，只是假设每个人都适合一个模式或以相同的方式工作，我喜欢Hive的哲学是它认识到每个人的工作方式都有点不同。这已经融入到你的产品中，以及你应对这些挑战的方式中。

约翰福尔诺:忙于打捞收拾悉尼湾号是的。我们非常感谢我们的早期投资者之一，来自Rembrandt Venture Partners的Michael Scott Owen。当我们第一次与他交谈时，他说，要大规模地完成这一点是非常困难的，因为人们的工作方式如此不同，就像你第二，就像我要说的，我们做出的第一个决定是，我们的人将能够在同一个团队中以完全不同的方式使用Hive，这是可以的。如果我给你们举一个最简单的例子，在我们打赌的早期，它给我带来了巨大的快乐。

我们敢打赌，为什么人们非常熟悉的工具，比如Trello的Tech，非常非常受欢迎的原因之一是，我认为这是它的外观和感觉，对吧?这就是为什么它对人们有效的很大一部分原因。但如果你问别人。现在，你知道，微软项目我对自己说，这些人经常在同一个团队工作，对吧?想象一个团队，多学科团队。我有一个项目经理我有一个设计师，一个工程师，一个营销人员。这些人在做同一个项目。我们要用什么工具呢?你明白我的意思吗?因为这是有区别的。

这是第一批做了一个蜂巢,你可以查看你的项目数据在任何布局是最自然的你,我不确定是否这是一个好主意,是否这是真实的,然而当我们引入一个新的团队蜂巢,作为一个非常具体的,我们经常做的事情在我们的第一次会议,这是当我们第一次向一群人,我们显示了不同的布局和,你知道的,人,我不知道他们要去的地方,然后我们说,好的，在这个房间里，举起手来，或者示意大家在房间里走一圈。你最喜欢哪一个?在我五年的职业生涯中，我从来没有遇到过一种情况，不同的答案都是一样的。它提醒了你一个事实，这些人看到了完全相同的选项。然而，由于个别护士的不同，你知道，他们大脑运作的方式不同，他们之前看到的，他们只是喜欢不同的东西。我认为哲学在团队合作的许多方面都很重要，但你永远不应该想，我们都在努力做到相同，或者什么是对每个人都正确的方法。不，你要认识到人类是机器和人类为什么我们彼此不同，你必须牢记这一点才能成功。

盖伦低:我喜欢这样。我喜欢这样。我喜欢这种理念，我喜欢把它放在人们面前，时不时地检查一下，你知道的。我们已经变成同质化的机器人了吗?不，可能永远不会。呃，我我想知道你的产品路线图上有没有什么绝密的东西，因为你知道，你的计划发生了变化，对吧?就像你说的，事情发生了远程转移，有些人会说事情变得对蜂巢有利了因为每个人都突然需要一种不同的方式来远程协作。有些在家工作的人以前不习惯在家工作，他们非常依赖SAS工具。嗯，有没有什么，呃，产品路线图中增加了什么，是你在2019年真的没有计划的，或者有什么有趣的花絮可以分享的?

约翰福尔诺:忙于打捞收拾悉尼湾号百分之百，这是一个完美的过渡，进入我们写的文章。我一直没有意识到，这次会议对于成功的项目管理有多么重要。伟德平台w88我认为它变得如此如此明显的原因是一个糟糕的Zoom在某种程度上甚至比面对面的Zoom更糟糕。所以如果你在开一个不成功的会议，而且是在Zoom上，伙计，这很明显。所以很快，我们就想，等等，这绝对是一个核心范式，任何人在一个小的，大的组织工作。他们是怎么开这些会议的?Zoom疲劳，人们不想整天盯着Zoom。失去了拍他们肩膀或撞到某人身体的能力意味着会议已经变成了另一种野兽。你的问题是，是什么改变了我们的产品路线图?我们做了一个巨大的努力，我们可以提供更好的会议，我们可以帮助人们，嗯，举办会议，既取得了很高的成就，又向同行展示了自己的卓越，因为我知道，作为一名与会者，如果会议的主持人做得很好，这是我职业生涯中经历过的最令人印象深刻的事情之一。 I’m like, darn that was good. God, that was tight. Like you use every person, like a conductor of an orchestra, you know.

盖伦低:我完全同意。一次糟糕的极速会议绝对比一次糟糕的面对面会议糟糕得多。是的，也许它没有得到足够的赞赏。我认为它现在很受欢迎。嗯，但可能还是不够感谢促成一个好的会议，特别是当它是，你知道的，一个远程视频会议的情况下。我认为你是对的。我觉得这是谈论你的文章的绝佳时机。所以让我们，让我们，让我们谈谈这个。你最近在《The Digital Project Manager》上发表了一篇文章，内容是关于糟糕的会议以及它们可能对一个原本非常好的项目产生的影响。

所以，呃，对于那些还没有机会去听的人，我将在下面的演出笔记中添加一个链接。看看吧，这是一本很棒的书。约翰，首先，我不得不说作为一个巨大的会议书呆子和一个完美主义者，他总是花很多精力来计划一个会议，只是没有一个真正按照我希望的方式进行，嗯，阅读你的文章真的有点发人深开，嗯，但让我们从头开始吧。所以，呃，我们一直在暗示这只是在会议方面。不是每个人都喜欢的。有时候会很浪费时间。所以我想问问你，为什么这么多人讨厌开会，为什么我们的日历上仍然排满了会议?

约翰福尔诺:忙于打捞收拾悉尼湾号是的，百分之百。我的意思是，如果你采用一个好的会议的绝对基本原则，然后对照你自己的日历，你的会议有多少比例符合这些原则?就像你说的，答案有点让人清醒，对吧?所以我认为有一些绝对的基础。如果，如果只有你在场，会议才能进行，你就应该被包括在内。如果没有，你就不应该这样做。我是说，天啊，那是50%的会议，对吧?你在那里。你没必要这么做，对吧?您可能已经收到了会议的输出。 It could have been done a sync, that kind of stuff.

第二，最受欢迎的是没有目的的会议。喜欢这个会议。你们都来了，含糊地谈论一下你们脑子里一直在想的事情，然后你们就结束了，对一些人来说，这可能是叙叙旧的好方式。但对其他很多人来说，他们觉得那段时间被剥夺了，就像我实际上在做一些我真的很自豪的事情一样。我一直在努力工作，你却把我拖进这种境地，我无法逃避。对我来说，好的会议的第三个绝对支柱，首先是，你知道，与会者。第二个是目的，第三个是，因为我们举行了这次会议，我们是否对世界有所改变。当然，这对我来说是另一种真正的测试，在基本层面上，这是，呃，接下来的步骤，实际上，你知道，实际上要做一些事情，但这也可能是相当令人震惊的，你可以去参加一个与会者都很好的会议。

我们出发时的目的是完全合理的，但在会议期间，我们却始终没有进入下一步。所以我们让自己感觉很好。我们已经解决了一个问题。但如果会议结束后这堵墙与会议前没有什么不同，我们就必须对自己严厉一点，告诉自己这件事不需要发生。这就是，这就是我们想要帮助的节奏。这是我们相信的事情，是可行的。回到你最初的问题，为什么人们讨厌开会?因为他们知道这三件事中有一件会失败，那是在浪费他们的时间。

盖伦低:百分之百，百分之百。我真的很喜欢。

是的。有影响，有目的的会议。哦，我想知道你能不能给我们讲讲你参加过的最糟糕的会议?

约翰福尔诺:忙于打捞收拾悉尼湾号显然已经深深地印在我的记忆里了。这是一个政府组织，里面都是非常非常聪明的人，致力于一个非常非常重要的项目，就是向海外提供援助。这是反复的，反复的会议总是最糟糕的。最糟糕的会议犯罪，都发生在反复的会议上。因为这些东西是不朽的，对吧?他们只是在打滚。他们回来后却不能杀死任何东西。它总是在那里，这个会议基本上是我们把整个项目的每一个人，一起坐在一个房间里。我们会在Excel电子表格中逐行列出尚未完成的事情。我们会确认他们没有做过，然后我们会离开房间。

所以接下来的一周我要做同样的练习，我实在无法忍受。我受不了了。我就想，想想我们不应该都在这里因为我的东西都做完了。所以我不需要坐在这里听这些，这还没有完成。所以与会者们错了。那次会议的目的是什么?因为那次会议的目的是消除项目中的障碍你不能通过询问事情进展如何来做到这一点。你必须找到阻塞的东西，并讨论如何解除阻塞，然后是关于下一步的最后一部分。哦，不，下一步，不。我们好好聊了聊一切都被封锁了，然后就去吃午饭了。 So yeah, it was horrendous.

盖伦低:然后这个清单变得越来越长，因为事情没有完成。

约翰福尔诺:忙于打捞收拾悉尼湾号他们有79个项目，有人有人说，我们应该把前40个项目归档吗当然，在这40个项目中有一个很可怕的风险。

盖伦低:真是，真是个喜剧场景，当你，当你这么说的时候，你是对的。我们很多反复的会议就是这样，就是这样。所以这实际上可能是一个完美的过渡，只谈论文章。所以也许我们可以谈谈这篇文章的主题，也就是你项目成功的公式，我想知道你是否可以给我们的听众概述一下你的会议方法，以及如何让他们成功，就像你在文章中谈到的三个关键阶段一样。你谈到了会前阶段。你可以在会议中谈论，也可以在会议后谈论。你能深入一点吗?

约翰福尔诺:忙于打捞收拾悉尼湾号是的，当然。很多项目管理人员都很熟悉，我在过去伟德平台w88的某个时候教过关于计划，执行，审查周期的内容。嗯，你知道，这对于成功的项目管理来说是非常非常核心的，我认为有一个很好的联系，一个会议应该被视为一个小项伟德平台w88目。如果会议应该被视为一个小项目，那么我们就需要计划、执行和回顾，对吗?所以如果你这样想，这对我真的很有帮助。

我们都很忙，大概有上千件事情要做。我喜欢有简单的思维模型，让我可以检查我是否，当我到处跑的时候，当我做了所有的事情。对于一个会议，嗯，计划，执行，回顾，前，中，后。所以在会前，有两件关键的事情。你可以把其他事情搞砸，但如果你把议程安排对了，你把与会者名单也安排对了，你就会比75%的会议组织者做得更好。当然，如果可能的话，我们的活动清单会更小，让更多的人花时间在议程上，把事情分享得清晰明了，我们有目标，嗯，嗯，你想从会议中得到的结果。我发现它非常有用。

如果你说得有点直白会议它，你知道，销售，它被称为你和你工作的津贴之间的一种预先合同。如果你说，嘿，当我们今天离开这个房间的时候，我们想要有，让我们想象一下，这是一个商定的第一季度市场营销的三个优先级列表。这是一件很有帮助的事情，让你的与会者帮助你，因为如果你的与会者偏离了那条路，有人可以非常礼貌，非常冷静地说。嘿，我认为我们需要确保我们团队在第一季度的前三件事。这是一本很可爱的指南。我带你回来。提前议程和与会者，这两个你都知道，对吧?你让我身材变得很好。

在此期间，这是比较新的观点这是我们对世界变化的看法。所以对我来说，在私营和公共部门的组织，或大或小，在会议上记录东西，要么是最初级的人坐在一边做笔记，要么在我看来，更常见。大多数人都不做笔记，但有几个勤奋的人正在他们的笔记本上静静地做笔记，对吧?

盖伦低:正确的。

约翰福尔诺:忙于打捞收拾悉尼湾号

这意味着什么呢?这意味着，之后那些组织能力稍差的人就会放弃下一步，对吧?因为它们已经进入了以太。最后，另一个关于面子的问题，是有人做了一个稍微模糊的陈述，我真的认为营销应该X，一半的人认为营销应该去做一些事情。有一半的人可能认为没有什么需要做的。那么我们相信什么会改变世界呢?我们相信，在会议中捕捉到的下一步，每个人都能看到，这样就能非常清楚地知道，我们要么采取下一步，要么没有采取下一步。谁在做，当然，下一步的基础，通常是作为一个时间轴，对吧?Bob会在下周五之前做X。Lisa会在下周二之前做Y。 Everyone can see that clearly as it happens. Super, super, super clear and then the other part there is to make sure that everybody in the meeting has the opportunity to contribute. A technique that I particularly recommend that is to call folks out by name.

嗯，再一次，就性格和性格类型而言，有些人只是不会说出来，但他们可能注意到了一些我们其他人忽略了的东西。唯一能让你在会议上说出这句话的方法就是，嘿，西蒙，很明显今天的事情你都听过了。你认为最大的风险是什么?西蒙、丽莎或吉姆会跳出来说，我们有没有考虑过这在德国是非法的?我们会说，这是一个非常突出的观点，对吧?让我们重新审视。你懂我的意思吗?但我们回来是因为我们几乎把所有人都拉进去了。

盖伦低:百分百。我非常喜欢

约翰福尔诺:忙于打捞收拾悉尼湾号

Pre, during和post，然后在这里post键。让我们想象一下，我们敲定了议程。我们确定了出席者名单。我们出现了。我们将公开我们的下一步行动。我们听取了每个人的意见。现在我们很接近了。我们离那条线太近了。如果我们停止，我们仍然一事无成。下一个问题是，每个人如何把这些步骤落实到自己的工作清单上? And how do we as a facilitator or a project manager and ensure they actually happen? So my argument is the problem that we wanted to go after is easy agenda, easy attendee list, easy to capture the meeting, easy everyone’s input, easy show them afterwards and easy to make sure that everyone’s done what they said they would do and that’s the three pillars that we are Hive at trying to, I tried to provide tech that makes it easier to do the best practice that you can do manually, anyway. Does that make sense?

盖伦低:这是完全有道理的，在我的脑海里，我在想，好吧。是的。就像有时候所有这些的障碍，即使我们都有，即使我们都有最好的意图，最终发生的是一堆乱七八糟的工具，就像在某人的笔记本或待办事项或Evernote中，你知道的。你把它分成小组，就像一个文件小组，一分钟，但不，有人找到它。它不是全部放在一个地方，即使人们想要它，呃，你知道，想要使用所有这些，嗯，所有这些策略来进行有效的会议。

它有点像，你知道，就工具而言，就像狂野的西部，但要把它们放在一起，我认为这是Hive可以帮助做的事情的一种愿景。嗯，我认为只是简化了整个努力，并围绕它建立了一种文化。里面有太多我想要解释的东西，我想我要讲的第一点就是，前期。

你在文章中特别提到的一件事是开始会议我了解我的听众和我自己，就像我们痴迷于启动会议一样。项目刚刚开始在右脚,你的观点,就像公关会议本身是一个项目,嗯,但它是其中的一个会议,人们认为它是像。呃,一盒你必须蜱虫,嗯,你的出现和它的存在,与信息会推你,嗯,但是回到前期的合同。

是的，有一个议程，我会找到合适的人，他们都很好，但你如何设定期望每个人都必须在会议上做些什么?它不像一个坐着听的会议，嗯，我曾经遇到过这样的情况，我制定了一些最好的议程，我认为一个议程很好，然后我去开会，没有人读它，因为每个人都收到了邀请。他们说，是的。他们大概11点了，先生，我马上就到。他们甚至都没料到它会被提上议程。你如何让人们参与或期望他们参与?

约翰福尔诺:忙于打捞收拾悉尼湾号我受够了。所以我认为在团队中创造事物时必须小心。嗯，你知道，如果我们，如果我们仔细阅读，嗯，人类心理学，我们，我们看了很多，嗯，有才华的研究人员所做的研究，嗯，群体往往比个人表现得更慢。嗯，我最喜欢的一个，嗯，某种程度上证明了这一点，我说过，嗯，你知道，在夏令营中建造桥梁和塔，你知道，早些时候，我们很快就做了一项研究，他们尝试了不同类型的人，看谁能建造玩具塔，或者，你知道，建造最坚固的桥，嗯，我尝试了，嗯，科学家，工程师，教师，你知道，空的，各种各样的人。猜猜看，到目前为止，哪一组人在这个练习中最成功?什么，什么，什么类型的人。

盖伦低:项目经理。

约翰福尔诺:忙于打捞收拾悉尼湾号你也希望如此，对吧?你希望是建筑工人，对吧?事实证明，这是孩子的问题，原因是，非常小的孩子。小孩子在这些练习中做得这么好的原因是他们实际上不怎么合作。他们都去拿一张纸，一根绳子或者其他什么东西，然后他们就开始尝试建造这个东西。本质上，试错法，在这个游戏中是一个非常强大的技巧。我并不是说，我们应该，呃，你知道，只让孩子参加会议，那将是一个奇怪的工作场所，但我想说的是，在会议之前做好准备工作是很重要的，这样当我们强迫自己，按照整个团队的节奏行动时，我们就会这样做，因为我们需要这样。

所以对于你的特殊例子，或者我会主张，如果我们，如果我们有工作需要一起完成，我会主张我们期望鲍勃和丽莎把X带到会议上进行审查和讨论，你知道，吉姆和莎莉把项目2带到会议上进行审查和讨论。

根据我的经验，真正成功的事情是，知道我所做的事情将被放在所有人面前的温和的社会压力。所以如果你知道，鲍勃和丽莎可能在第一周失败了，但他们不会在第二周失败，因为当涉及到他们的议程权利时，这将是非常尴尬的，他们必须承认，我们没有准备好。所以我的,我的建议是一模一样,计划,做,审核周期,输入会议至关重要,有时这些投入会非常有意义和需要完成,作为主持人,如果我使用某种工具,看看我们准备的会议,我想知道之前,我要ping鲍勃和丽莎说,嘿,家伙明天早上会很尴尬。我觉得你得把你的手指放上去，准备好。你知道的。

盖伦低:我真的很喜欢这种温和的压力，嗯，绝对的，这就是关于会议的事情，在会议期间有一种内在的社会压力，嗯，你可以利用它，这不仅仅是一个，嘿，每个人都准备好了，准备好参加。实际上，这就像你被期待着把这个东西带到你的观点上，即使在第一次会议上没有发生，好吧，下一次可能会发生。

约翰福尔诺:忙于打捞收拾悉尼湾号是的，很奇怪，人们喜欢这样，对吧?啊，好吧，这太混乱了，信息太多了，有人对我说，为了这次会议，你需要做的一件事就是给我们你今年的前三个项目。太好了。现在我知道我已经为会议做了准备。我知道这是黑白的。我知道我在哪里，我写我已经做到了，我感觉很舒服，而不是，我确定我出现了。我不知道大家对我有什么期望，也不知道会议上会发生什么。

盖伦低:绝对的。不，我真的很喜欢。然后我想这就把我们带到了下一个阶段。就像在开会,呃,你谈论的事情之一就是这的协作会议笔记,呃,是的,呃,我想,呃,这幅画你画前,就像,是的,通常最初级的人被要求做笔记,你知道,然后关闭他们的大脑就捕获,但不参与会议,呃,或者没人做笔记,嗯,但是这个概念大家一起记笔记,我认为是一个令人着迷的事情。我想很多听众可能会问，那在实践中是怎样的呢?

约翰福尔诺:忙于打捞收拾悉尼湾号是啊，我以为会很混乱，但我错了。我错了。社会压力和我们的工作方式阻止了这一切。如果你做一个笔记，轻轻地组织它，它就像一个谷歌文档类型的画布，对吧?你有正式的议程和议程上的项目，然后下面是额外的议程项目，然后是下一步。你会看到这种非常非常酷的动态我们都能看到它们还有一些有趣的社会事件发生，对吧?

有人会在笔记中打错字，而其他人会把它当作一个条目，因为他们在看。他们什么都没写，对吧?所以他们只是选了一些超级超级的人，然后有人在中途用另一件他们认为他们想要谈论的事情打断了演讲者，只是单独地提出了议程项目，所以它需要在德克萨斯州的地方或议程的最后，一旦会议所有者的东西通过了。如果我们没时间了，我们就得不到这个了，但这是应该的，对吧?有一些额外的项目应该，应该是次要的，在主要的项目之后。接下来的步骤，接下来的步骤就写在我们面前了。所以第一个人认为不太对的，他们可以说，嘿，我对下一步的理解是必须在周五之前完成。不，每个人都能看到。每个人都可以当场修改我们的会议结果，我认为这是一个团队达成一致的更健康的方式。我们从这种体验中得到的是，而不是让一个人单独完成，然后可怕的抄送邮件链，嘿，知道了。 Do you remember if it was the first day or next day? I hate that stuff, right? That’s that? So we walk away with a nice official, you know, shared understanding of what we said we would do together.

盖伦低:我认为这是，这是我认为进入这个领域的关键，我就像，好吧，合作记笔记，你知道。每个人都自然而然地知道要做什么，这怎么可能发生呢?但就你的观点而言，这不是这有点乱。这是协作性的，你必须把它说出来，你知道，有人在输入和你一样的动作项，你可以说，不，我知道这个。这实际上是一段关于一起工作的对话。

约翰福尔诺:忙于打捞收拾悉尼湾号对吧?当然有人会带头采取下一步措施，我们当然会。但事实是，我们都可以做出尽可能最好的笔记，而不是一个人去做，他们犯的任何错误都将永远留在记录中，你知道吗?

盖伦低:是的。就像实时的同行评议。

约翰福尔诺:忙于打捞收拾悉尼湾号

是的，在营销团队工作期间，它改变了我的生活。它改变了我的生活。这真是太棒了。我很喜欢。我真的很喜欢。

盖伦低:我的意思是,我想也许,甚至一些文章,是真实的,因为我的那个人,你知道,我把会议纪要和行动,然后我要花15,20分钟之后,清理它,你知道,确保一切都是有意义的,它的抛光和你可以,我不知道,打印和帧在墙上,以前没有人做过类似的,但这是我的心态。但你对此有什么看法?就像，不管怎样，在会议结束的时候，就是这样吗?或者，之后再润色一下有价值吗?

约翰福尔诺:忙于打捞收拾悉尼湾号这就是我们发现的事实。你放进去的东西当然不是因为那是真的，你当然想要润色特别是如果是客户会议，那种类型的事情。所以我们提前结束了，嗯，你知道，早期的测试者，阿尔法人尝试这个。我们发现，他们不想发出的东西实际上是他们从来不想发出的东西，但他们不想忘记什么是真实的。假设你在和客户开会，突然想起了X个可交付的废话。我们没有，我们已经把它从该死的清单上忘记了。我必须把它写下来。我现在正在打字。我该怎么办?对吧? And that’s one of the reasons why the notes have to be secret and then polished and then sent out because they’ve got stuff in this basically sensitive.

所以我们吸引他们的方式是坐下来，有一个私人笔记区。所以你脑子里突然冒出的想法是，我现在不想处理这个问题。我去私人区域之后再考虑一下。所以你可以事后再考虑主要部分就像是通话记录，对吧?通话记录是这样的，这里是大家都乐意看到的东西或者其他的当然之后你可以把它打出来。但我觉得让大家看到我们在一起说的话还是有好处的就像你刚才说的。重要的是要能够写下那些没有立即发生的事情。

盖伦低:是的。我喜欢这个想法。我就像，如果你要，如果我要分享我的笔记本的一页，它就像一个非常混乱的混合。这实际上是在会议上发生的我们会有一个小纸条，上面写着，呃，我们该怎么处理这个东西?对吧?或相关

约翰福尔诺:忙于打捞收拾悉尼湾号把它放在某个地方。是的，我同意。

盖伦低:就这个，是的。就是这些，这些思想的节点，是的，不是所有的都将被公开记录。我真的很喜欢。我认为这很酷。然后，我的意思是，你见过协作式笔记对一个项目有什么样的影响?它是否会改变整体的生产力或会议的方式?

约翰福尔诺:忙于打捞收拾悉尼湾号它的速度。如果你想想经纪人，我真的痴迷于运营商会议。这就很有趣了。想象一下，如果在状态更新或运营商会议上，你试图推动一些事情。想象一下，如果你能把上周做的一两件额外的事情提前完成，效果真的会更好。所以那个偏离轨道的项目已经落后了，或者即将落后，实际上，哇。它又开始悄悄回来了，为什么呢?因为我们对最紧迫的问题非常清楚。我们分享得很清楚。我们对自己负责，并在接下来的一周之前完成了所有任务。 So now we’re biting into our backlog because all the stuff that was blocking us got done. So now it biting into the new stuff again, rather than coming next week and everybody feeling that sense of frustration and stagnation, because all we’re doing is talking about the same darn blockers every week.

盖伦低:正确的。我喜欢这样。我认为这很酷，我认为这种反复开会、反复讨论、富有成效的概念，嗯，我认为这实际上是一件很有启发性的事情。所以，实际上，这篇文章中反复的部分实际上是我最喜欢的，因为我实际上从来没有真正地把会议看作是一个项目过程，对吧?所以作为项目经理，我们需要一个项目沟通的过程。我们需要一个风险管理的过程，呃，你知道，计划和某种程度上，你知道，呃，处理变化，但会议可能是那种事情。这是一种软技能和硬技能的混合，我们只是假设它会很好，或者有人会足够擅长做这件事，或者随着时间的推移我们会做得更好，但我们并没有真正设计它，嗯，但对我来说，我觉得你是那种把会议当作设计的东西来对待的人。

是的。把会议当作一个项目来对待，需要精心设计如何运作。我觉得这很棒。为什么，为什么不应该呢?但后来我就想，好吧，一个人该从哪里开始呢?就像在为会议和会议记录以及可跟踪的行动建立框架时，它是一种作为经理或促成会议的人的个人风格吗?或者是像蜂巢这样的东西，它是你故意设计的东西，然后说。在开始这个项目之前，我们需要一个会议框架。

约翰福尔诺:忙于打捞收拾悉尼湾号我，我想说我很聪明，能和自己打个电话。我们聊了聊我早期的职业生涯。我在凯捷(Capgemini)工作，这是一家英国的咨询公司，他们让我学习如何进行设计和举办一场出色的会议。其中一件事，凯捷的人可能是最好的那就是运行很好的执行程序，把事实集中起来进行有效的会议，嗯，有大约60张幻灯片值得考虑的事情。还有一些非常微妙的东西，对吧?有一些事情，我的意思是，在Zoom上不是这样的，但是在一个实际的会议室里，比如温度，比如一天中的时间，人们饿吗?人们口渴吗?人们太热了吗?你明白我的意思吗?所有这些对你有帮助的事情都很重要记住我们是动物，我们是动物如果你想让我们发挥出最好的一面，请善待我们。 You know what I mean? Get us, get good sugar into our bodies. I mentioned that we’re feeling fresh. Choose the time of day. If it’s contentious meeting, you might want to go later in the day when people are feeling sort of more mallow and fixed in.

如果在精神上真的很困难，那就在我们还有很高的精神储备的时候早点到达。我喜欢这样的事情，但具体来说，我仍然被允许这样做。如果大家感兴趣，欢迎联系我，我会，我会看看我能不能找到任何，呃，我当然不会保留的材料。

盖伦低:哦，祝福那些管理顾问。就像知识的海洋。可能都是好不容易学来的，对吧?在午餐会议之前或午餐会议之后有太多的人，我认为旧的看待它的方式是，嗯，你太体贴了，你知道，就像旧的方式是，好吧，忍着吧。

每个人，你知道，都要参加这个会议，而且要有成效，尤其是当你说的完全正确的时候，对吧?你是和客户一起工作的顾问，但不只是客户，客户组织的执行团队，事情必须正确，我们是动物，我们需要回到用户手册的事情上。

就像，是的，我们可以优化和调整机器，因为每个人都是不同的，我们都有不同的需求。嗯，我们可以预测一些事情，并做出正确的决定，让这些会议有效，因为在一天结束时，它们不仅仅是会议。

很多人，你知道，会说，好吧，只是一个会议，或者我必须参加这个会议，这只是一个边栏，但特别是当我阅读你的文章时，这就像，但实际上这是工作要完成。这是协作。这不一定只是开会和谈话，然后所有的工作都在会议之外进行。它实际上在会议之前就已经组织好了，会议的执行非常有效。这样工作就完成了，事情就清楚了。然后在下次会议之前弄清楚到底要做什么。所以有一种温和的，或者有时不那么温和的责任来推动球向前发展，这就是它的全部意义。

约翰福尔诺:忙于打捞收拾悉尼湾号没错，它让球向前移动。这是个完美的类比，对吧?一场伟大的会议能把球带到球场上，这才是真正的考验。你们一起拿到那个该死的球了吗?对，再往下20码。如果是，你就成功了，如果不是，就像你说的，再试一次。掸去身上的灰尘，下周再试一次。我们会找到更好的办法的。

盖伦低:这是，这是一件很棒的事情。当然，关于它的那些迭代，我认为，我的意思是，这里面也有一个文化问题。实际上，我在这里的笔记是这样的，好吧，这是一个非常有趣的方法，嗯，我觉得，你知道，我们一直在谈论的事情，对吧?比如，提前签订合同，设定会议中会发生的事情的预期，你必须在会议中做一些事情，然后你必须在会议后做一些事情，嗯，在我看来，这可能会推动这种合作文化，因为它不像会议是无用的，然后单独工作，你知道，可以说更有用。这就是合作的一部分。或者，或者反过来说，实际上你需要建立这种合作的文化，然后才能举行这样的会议。你怎么看?

约翰福尔诺:忙于打捞收拾悉尼湾号我认为，不管你的文化是好是坏，一个运作良好的会议将会更有效。我认为一场运转良好的会议就是一件美事。我认为在合作方面，我仍然相信，如果你看看美国劳工统计局的生产力研究，我们实际上从1953年战后开始就很少制作游戏。我认为其中一个原因是，呃，合作造成了太多的干扰。

所以，当有人试图集中注意力，试图真正专注于他们正在做的事情时，他们就会相信，正在发生的一切都需要随时向所有人广播。所以我个人认为，在合作中，最大的挑战不是如何让尽可能多的人参与尽可能多的对话。这是一片混乱。我认为这个游戏是我们如何解放人们，让他们在需要合作时，从接触点获得所需的所有信息，从而进行深入的工作。我当然相信，当我对我们自己的团队讲话时，可能会有更多的人会说，天哪，我很感激有深入工作的机会，而不是说，我从来都不知道发生了什么。你明白我的意思吗?所以我们为人们创造了一个专注的空间。

盖伦低:这就像，这是一个很好的平衡，嗯，但我觉得你说到了点子上。我的意思是，我最近参加了很多对话，就像，哦，你知道，我们想要，我们想要得到消息，就像，有人说，好吧，让我们弄清楚你需要参加哪些会议，这样你就可以得到消息，但这不是唯一的方法。不只是阻止你自己，而是阻止你的整个日程表，永远不会完成任何有深度的工作。这也解决不了问题。

是的。太棒了。约翰，听着，这个关于好会议和坏会议的观点以及它如何影响项目的成功，我认为它非常有价值，那篇文章，我真的很喜欢。我认为真正引起我共鸣的一件事就是这个概念，就像，这是合作，它不会是整齐的，因为我认为进入它，我就像，好吧，合作笔记，就像，前面的合同，它必须是所有的票，对吧?你需要，你知道，所有东西都在一条直线上，但实际上，它的工作原理是动态的。在会议室里的交流甚至不是会议中孤立的角色，对吧?

你是记录者。你是负责演讲和展示的人，但我们都喜欢一起做这件事，我们都要一起看，我要改正你的错字，这没关系，我们实际上是在合作，制作，你知道，体面的会议记录，同时完成工作。这有点像，它改变了我，因为我想，哦，是的，它不需要，呃，它不需要非常精致，嗯，因为合作不是，它是关于推动球前进的，嗯。我想结束一下，我想知道你能不能给我一些建议。你会建议人们做些什么来开始安排他们的日程这样他们就能去参加那些有用的会议了?我们一开始讨论的是你必须参加的会议，有目的的会议，有影响力的会议。在任何职位或任何级别的人是如何开始根据这些标准来清理他们的日历的?

约翰福尔诺:忙于打捞收拾悉尼湾号百分之百。所以，如果你是参与者，我认为这是完全可以接受的，如果你在正确的心态下说，嘿，我觉得我想专注于周二的真的很难。你介意我离开X会议吗?我觉得我周五能从你那得到很好的最新消息。这对我来说已经足够了，我想完成这个，这个，还有这个。我一直在，这是一种未被充分利用的技术只是为了得到，只是为了完成一件事，对吧?

你不需要在一个女孩，做一些更有用的事情，然后从，如果我主持会议，只是审核你这周的事情，看看你的议程，看看你的与会者名单，然后去修剪。你明白我的意思吗?确保你关注结果每个会议的议程．确保你的会议上没有遗留的与会者。你知道，曾经被召集到项目的团队，但他们已经不在那里了，但他们喜欢一起来，因为，你知道。我真的相信，每当我们在我们的组织中这样做的时候，我想说的是，这是非常不寻常的，我们不能摆脱20%的某人的会议或某人的会议，你知道，把某人混在一起，创造一些运行。

你永远，永远都能做到。你会重新获得这些时间，你可以利用这些时间，就像我们说的，在一开始做你真正擅长的事情，做你真正喜欢的事情。这是一种比被困在行政会议上更好的消磨时间的方式。

盖伦低:我喜欢这样。太棒了。约翰，听着，这次谈话很愉快。谢谢你来参加节目。我从那篇文章中学到了很多。对于我们的听众，如果你还没有看过，请看看约翰的文章糟糕的会议如何影响项目的成功．这里面有很多很好的策略，可以确保你对待会议的方式不那么拖后腿，实际上有助于推动工作向前发展，完成工作。这小费真不错。约翰，谈话总是很有趣。

谢谢你让我明白。只是你开会的方式还有你在蜂巢的工作。嗯，我真的很想看看这些新功能是如何推出的，我祝你们好运。

约翰福尔诺:忙于打捞收拾悉尼湾号非常感谢，盖伦。非常感谢。

盖伦低:你怎么看?你在会议中完成工作并推动项目前进的技巧、技巧和诀窍是什么?工作什么?不什么?给我们讲个故事吧。你的会议总是在哪里出错?什么策略让你赢得了最大的会议?请在下面的评论中告诉我们。

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